Rispondere rapidamente al cliente

La pazienza dei potenziali clienti è limitata al giorno d’oggi. Se qualcuno vi contatta per una domanda, dovreste rispondere rapidamente con il metodo preferito dal cliente. In caso contrario, cercherà rifugio presso il suo concorrente. Quando un nuovo cliente si rivolge a voi, è importante dargli un caloroso benvenuto e tutto l’aiuto o le informazioni di cui ha bisogno.

Reagire rapidamente, o rispondere, è diventato fondamentale per operare con successo nel settore del self-storage. Ecco tre strategie per aiutarvi a portare più clienti.

1. Garantire il più breve tempo di reazione possibile

Quindi la cosa più importante è una risposta rapida. Non appena arriva una richiesta di informazioni, una prenotazione o una richiesta di informazioni, è indispensabile contattare immediatamente il cliente. Questo per ringraziarlo dell’interesse e rispondere a eventuali domande. Negli Stati Uniti è stata condotta una ricerca sui tempi di risposta ed è emerso questo dato:

Una risposta entro cinque minuti ha un grande impatto, una risposta entro 15 minuti viene percepita dal cliente come molto professionale e una risposta entro 30 minuti è ancora ok.

Se ci vuole più di mezz’ora per rispondere, le probabilità di successo del contatto diminuiscono notevolmente. L’interesse del cliente si è poi affievolito e forse sta già cercando sul sito web di un concorrente.

2. Raccogliere i dati di contatto e salvarli

In che modo avviene il contatto?

Sito web

Il vostro sito web è spesso il ragno nella rete della vostra comunicazione e il luogo più ovvio per entrare in contatto con i clienti. Le persone possono trovare informazioni, fare domande, verificare la disponibilità di spazi e magari anche affittare direttamente un’unità. Utilizzando un modulo o un processo online, è facile porre domande e raccogliere i dati di contatto dei clienti. Assicuratevi che queste informazioni siano inserite automaticamente in un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Naturalmente, quando si archiviano e si gestiscono i dati dei clienti, è necessario tenere conto delle linee guida AVG. Utilizzando un avviso automatico integrato per il vostro personale, rispondere a un’azione del cliente è un gioco da ragazzi.

Personale

Ci sono ancora clienti che vengono da voi. Nove volte su dieci, se la presentazione di vendita è corretta, si arriva a un contratto di locazione. In caso contrario, assicuratevi di poter annotare almeno i dati di contatto pertinenti. Se il cliente non vuole fornire un numero di telefono, chiedete un indirizzo e-mail. Se è ancora riluttante, potreste invogliarlo dicendo che volete inviargli un’offerta di sconto.

Per telefono

Un contatto telefonico è già un po’ più impegnativo. Ma anche in questo caso, se il cliente non è ancora pronto a noleggiare un’unità, avete un obiettivo principale: prima di disconnettervi, dovete avere il suo nome e i relativi dati di contatto, in modo da poterlo contattare anche in seguito.

Email

Se un potenziale cliente vi contatta inizialmente via e-mail, avete già un’opportunità di contatto. Come sempre, rispondete il prima possibile. Se ha indicato un numero di telefono, è meglio richiamare; in caso contrario, basta rispondere al messaggio di posta elettronica.

Per tutto il traffico di e-mail, utilizzate un modello standard che contenga tutti i dettagli dell’azienda, compresi gli orari di apertura, il logo, l’eventuale pay-off e le icone dei social media con i link agli account.

I social media

Rispondere il più rapidamente possibile, rispondendo alle domande e indirizzando il cliente al sito web o all’opzione di prenotazione, se necessario.

3. Chiudere il cerchio

Una volta ottenute le informazioni di un potenziale cliente, inseritele immediatamente nel vostro sistema CRM e inviate un messaggio di testo o un’e-mail per ringraziarlo del suo interesse. Ditegli che volete dargli il benvenuto come cliente. Mettetevi in contatto entro 24-48 ore con il suo metodo di comunicazione preferito per sapere come potete aiutarlo ulteriormente. Ad esempio, si può dire (o scrivere) qualcosa come:

Buongiorno signor …. Sono …….. da ……. Self-Storage in ………. Non vorrei rubarle troppo tempo, ma lunedì ha chiesto di affittare un’unità. Volevo contattarla per sapere se le sue esigenze di stoccaggio sono state soddisfatte o se ha domande a cui posso rispondere.

Quando una prenotazione arriva attraverso il vostro sito web, inserite le informazioni nel vostro database clienti e inviate un messaggio di ringraziamento via SMS o e-mail. Indicare la data della prima assunzione del cliente e includere le indicazioni per raggiungere la vostra sede.

In breve: rispondere rapidamente è fondamentale. Agite rapidamente in caso di domande, commenti o riserve. Raccogliere strutturalmente i dati di contatto e altre informazioni importanti. Infine, chiudete il cerchio delle vendite con un sentito ringraziamento e l’invio di informazioni rilevanti sulla vostra azienda.